1. Responsable de traitement
La société YNOV (530 562 115 R.C.S. Bordeaux) et le(s) campus impliqué(s) (établissement de formation) sont Responsables conjoints des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du dispositif de signalements des violences sexuelles et sexistes, harcèlements et toutes formes de discriminations.
2. Délégué à la Protection des Données
Le Groupe YNOV a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO), dont les coordonnées postales et email sont les suivantes :
YNOV – DPO, 3-5 Allée des Acacias – Immeuble la Tour - CS 90021 - 33693 MERIGNAC CEDEX email : [email protected]
3. Finalités et fondements juridiques
Conformément à nos obligations réglementaires, la société Ynov et le campus impliqué (« Nous ») réalise des traitements de données personnelles aux fins de :
- - gestion des signalements de violences sexuelles ou sexistes, d’harcèlements et de discriminations ;
- Réalisation et suivi des investigations ;
- gestion des suites données aux alertes
L’utilisation du dispositif est facultative, toute personne ne souhaitant pas recourir à cette procédure peut utiliser les autres moyens qui s’offrent à elle afin de faire remonter une information et prendre attache auprès notamment du Référent Harcèlement et Discrimination de votre campus ou de YNOV.
L’utilisation de bonne foi du présent dispositif n’exposera pas l’auteur de l’alerte à une sanction disciplinaire, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts. En revanche, toute utilisation abusive du dispositif d'alerte (mauvaise foi, dénonciation calomnieuse, etc. l’exposera son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
4. Données collectées
Les données collectées peuvent être les suivantes :
- Les données d’identification,
- Les coordonnées personnelles postales, téléphoniques et électroniques,
- La relation avec le Groupe YNOV,
- Les faits signalés,
- Les éléments recueillis et les conclusions émises dans le cadre de la vérification de la recevabilité du signalement et de l’enquête,
- Les suites données au signalement.
Les données personnelles peuvent être collectées auprès des personnes concernées ou indirectement auprès des personnes impliquées et des investigateurs autorisés à participer à l’enquête.
5. Accès aux données
Seules les personnes spécialement habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions peuvent avoir accès aux données à caractère personnel traitées dans le cadre du dispositif.
Il s’agira des personnes suivantes :
- Les référents Harcèlement et Discrimination du campus impliqué ;
- Le Service Impact ;
- La Direction des Ressources Humaines du Groupe YNOV lorsque les faits sont avérés et qu’une procédure RH est envisagée ;
- Le Service Juridique du Groupe YNOV;
- La Direction de YNOV ;
- Le Directeur du campus concerné par le signalement ;
- Un cabinet externe d’investigation en cas de besoin ;
- Les sujets de l’alerte (en cas de procédure et en application du respect des règles de la défense) ;
- Les autorités judiciaires et auxiliaires de justice ainsi que les commissaires aux comptes en cas de procédure ;
- Les autorités administratives en cas de contrôle.
Le Référent Harcèlement et Discrimination National du Groupe YNOV sera amené à présenter à la Direction du Groupe YNOV, dans le cadre d'un reporting annuel, un rapport des alertes collectées et traitées dans le cadre du présent dispositif. Ce rapport présentera une vision globale de l’utilisation du dispositif et inclura uniquement des données statistiques anonymisées.
Le Groupe YNOV n’opère pas de transfert de données personnelles hors de l’Union Européenne.
6. Durée de conservation des données
Les données relatives à un signalement considéré, dès son recueil par la Direction ou par le Référent Harcèlement et Discrimination, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif seront détruites ou archivées (après anonymisation) sans délai.
Lorsqu’un signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont conservées jusqu’à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Après la prise de la décision définitive sur les suites à réserver au signalement, les données pourront être archivées en tenant compte du ‘’temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires’’
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par le signalement ou de l'auteur d'un signalement abusive, les données relatives à ce signalement sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision.
Les données peuvent être conservées plus longtemps en archivage intermédiaire en vertu d’une obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) à condition que les personnes physiques concernées ne soient ni identifiées ni identifiables.
7. Information de la personne visée par le signalement
La personne visée par le signalement sera informée sans délai des faits, objet du signalement, afin de lui permettre de s'opposer au traitement de ces données, sauf si des mesures conservatoires sont nécessaires pour prévenir la destruction de preuves relatives au signalement. Dans ce cas, l'information de la personne visée par le signalement interviendra après l'adoption de ces mesures.
Cette information précisera notamment les faits qui sont reprochés, l’entité responsable du dispositif, les services éventuellement destinataires du signalement ainsi que les modalités d'exercice de ses droits d'accès et de rectification.
8. Exercice des droits
i. Droit d’accès
Toute personne dont les données à caractère personnel font ou ont fait l’objet d’un traitement dans le cadre du dispositif d'alerte professionnelle (émetteur du signalement, victimes présumées des faits, personnes visées par le signalement, témoins et personnes entendues lors de l’enquête, etc.), a le droit d'accéder aux données la concernant.
L’exercice de ce droit ne doit pas permettre à la personne qui l’exerce d’accéder aux données à caractère personnel relatives à d’autres personnes physiques. La personne qui fait l'objet d'un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'émetteur du signalement.
Cette limitation est propre aux règles relatives à la protection des données personnelles et ne fait pas obstacle à l’application, le cas échéant, des règles du droit processuel, des libertés fondamentales (et notamment du principe du contradictoire), etc.
ii. Droit d’opposition et droit à la limitation de traitement
Le droit d’opposition ne peut pas être exercé pour les traitements nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le Groupe YNOV.
Chaque personne peut exercer son droit à la limitation du traitement.
iii. Droit de rectification et d’effacement
Le droit de rectification peut être exercé par toute personne concernée mais il ne pourra pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans le signalement ou collectées lors de son instruction. Son exercice, lorsqu’il est admis, ne doit pas aboutir à l’impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants de l’enquête.
Aussi ce droit peut être exercé pour rectifier les données factuelles, dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée par le responsable du traitement à l’appui d’éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
Le droit à l’effacement peut être exercé par toute personne concernée mais il ne permettra pas d’aller à l’encontre du respect d’une obligation légale pesant sur le responsable de traitement. Ce droit sera également limité si les données sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
L’ensemble de ces droits peuvent être exercés, à tout moment, en envoyant un courrier électronique à l’adresse [email protected] ou un courrier à l’adresse suivante : YNOV – DPO, 3-5 Allée des Acacias – Immeuble la Tour - CS 90021 - 33693 MERIGNAC CEDEX.
Toute personne identifiée dans le dispositif de signalement professionnel a, en tout état de cause, le droit, d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Pour plus d'informations, il est possible de consulter le site Internet de la CNIL (www.cnil.fr ) ou la contacter au 01 53 73 22 22.