Politique de protection des données personnelles

Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Dans un souci de lisibilité, les finalités des traitements opérés par le Groupe Ynov ont été regroupées dans le tableau ci-dessous, étant précisé que la société YNOV (530 562 115 R.C.S. Bordeaux) et le campus d’accueil de l’apprenant (établissement de formation) sont Responsables conjoints de traitement. La société YNOV et le campus d’accueil sont ci-après dénommés « YNOV ».

Délégué à la protection des données

YNOV a désigné un Délégué à la protection des données (DPO) dont les coordonnées email et postales sont les suivantes :

YNOV – DPO, 3-5 Allée des Acacias – Immeuble la Tour - CS 90021 - 33693 MERIGNAC CEDEX

Emails dpo@ynov.com

Finalités et fondements juridiques

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités de données personnelles pour lesquelles YNOV traite vos données ainsi que les fondements juridiques de ces traitements

Finalités du traitement Fondements juridiques

Finalités dans le cadre des activités d’enseignement du Groupe Ynov

Gestion des candidatures aux formations Notre intérêt légitime (apprécier les candidatures et évaluer les candidats)
Gestion administrative des apprenants Notre intérêt légitime (mettre en place des processus internes efficaces)
Gestion du cursus de formation L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de nos relations contractuelles (proposer une formation adaptée)
La gestion des besoins spécifiques (et notamment du handicap) des apprenants (notamment lors des examens et des évaluations) Le respect d’obligations réglementaires ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire au respect d’obligations réglementaires (instaurer une politique d’inclusion dans l’accueil des apprenants)
Suivi des inscriptions, des présences et des absences aux programmes de formation L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excèderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des relations contractuelles (mettre en place des processus internes efficaces)
Gestion des examens et des évaluations des apprenants L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excèderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des relations contractuelles (opérer un suivi de la scolarité)
Gestion de l’alternance (apprentissage / contrats de professionnalisation) L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excèderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des relations contractuelles (assurer la coordination et la progressivité des apprentissages)
Gestion des contrats conclus avec les apprenants, y incluant la gestion et le suivi des facturations et des paiements L’exécution du contrat nous unissant
Accomplissement par YNOV de ses obligations déclaratives et d’information auprès des autorités de contrôle et organismes financeurs Le respect d’obligations réglementaires
Sécurité des locaux, du parking et des personnes (vidéosurveillance) Notre intérêt légitime (sécurité des biens et des personnes)
Réalisation d’enquêtes de satisfaction et de sondages Notre intérêt légitime ou votre consentement s’il est requis par la loi (mieux connaître les attentes des Apprenti(e)s)
Gestion des contrats conclus avec les intervenants extérieurs L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles
Gestion et suivi des affectations des intervenants extérieurs Notre intérêt légitime (améliorer l’organisation des travaux et gérer l’organisation logistique des enseignements)
Gestion et suivi des facturations, des paiements et éventuels différends L’exécution du contrat nous unissant
Evaluation des intervenants extérieurs conformément aux réglementations applicables en matière de transparence et de lutte contre la corruption Le respect d’obligations réglementaires
Evaluation des prestations des intervenants extérieurs Notre intérêt légitime (s’assurer de la qualité des enseignements dispensés)
Accomplissement par Ynov de ses obligations déclaratives d’information auprès des autorités administratives (notamment ses obligations comptables et fiscales) Le respect d’obligations réglementaires
Prêt de matériel aux intervenants L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excèderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des relations contractuelles (assurer un suivi des prêts de matériel)
Pilotage de la réservation des salles Notre intérêt légitime (fluidifier les process)
Participation au coaching des étudiants porteurs de projets entrepreneuriaux L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excèderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des relations contractuelles
Gestion des badges visiteurs Notre intérêt légitime (protéger les personnes et les biens)
Gestion des autorisations d’accès aux applications et aux réseaux Notre intérêt légitime (sécurité informatique)
Mise en œuvre des dispositifs permettant d’assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux Notre intérêt légitime (sécurité informatique)
Gestion de la messagerie électronique (cf. Charte informatique) L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles (sécurité informatique)
Gestion des accès au wifi public mis à disposition Le respect d’obligations réglementaires
Gestion de l’obtention et du renouvellement des habilitations et accréditations académiques Notre intérêt légitime
Gestion des contentieux Notre intérêt légitime (défendre nos intérêts)
Contrôle des accès aux locaux par badge Notre intérêt légitime (protéger les personnes et les biens)
Gestion des autorisations d’accès aux applications et aux réseaux (annuaire) Notre intérêt légitime (sécurité informatique)
Gestion des outils collaboratifs (visioconférences, etc) Notre intérêt légitime (assurer la sécurité des réseaux et permettre un mode de travail agile)
Contrôle de l’utilisation des ressources mises à disposition par Ynov L’exécution du contrat nous unissant ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles (sécurité)
Gestion et contrôle de la messagerie électronique L’exécution du contrat nous unissant (cf. Charte informatique) ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles (sécurité informatique)
Accomplissement par Ynov de ses obligations déclaratives d’information auprès des autorités administratives (notamment ses obligations comptables et fiscales) Le respect d’obligations réglementaires
Sécurité des locaux, du parking et des personnes (vidéosurveillance) Notre intérêt légitime (sécurité des biens et des personnes)
Gestion et suivi des contentieux / sanctions disciplinaires Notre intérêt légitime
Mesure de la fréquentation du site Internet Notre intérêt légitime (gérer et améliorer la fréquentation de notre site) ou votre consentement s’il est requis par la réglementation (selon le type de cookies)
Suivi des centres d’intérêt via les cookies Votre consentement
Gestion des comptes utilisateurs de l’authentification et des droits d’accès aux outils Notre intérêt légitime (sécurité informatique)
Promotion de notre établissement et des enseignements qui y sont proposés Notre intérêt légitime (promouvoir nos offres) ou votre consentement lorsqu’il est requis par la loi
Gestion de newsletter Votre consentement ou notre intérêt légitime selon le destinataire
Gestion des anciens, diplômés et titrisés Le respect d’obligations réglementaires ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient le respect d’obligations réglementaires
Gestion des jurys Le respect d’obligations réglementaires ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient le respect d’obligations réglementaires
Gestion du recrutement Notre intérêt légitime (appréciation de votre candidature) ou votre consentement pour la constitution de CVthèque
Gestion des demandes de support Notre intérêt légitime (suivre et répondre aux demandes de support)
Gestion des demandes VSS Le respect d’obligations réglementaires ou notre intérêt légitime pour les données qui excéderaient le respect d’obligations réglementaires
Gestion des demandes relatives aux données personnelles Le respect d’obligations réglementaires
Gestion des logs d’utilisation de la connexion internet Le respect d’obligations réglementaires (accès Internet public) ou notre intérêt légitime

Dernière révision : 25/03/2024

Quel genre de données personnelles collectons-nous et via quelles sources ?

Les données personnelles sont collectées directement auprès de la personne concernée (par exemple en cas d’inscription ou de candidature effectuée directement auprès de ses services). Elles peuvent également être transmises par d’autres canaux (établissements d’enseignement supérieur, entités chargées du recrutement des candidats aux concours, cabinets de recrutement pour les candidats à l’emploi, etc.).

De manière générale, les données traitées par YNOV sont les suivantes :

  • L’état civil et les données d’identification (noms, prénoms, lieu de naissance, nationalité, etc.),
  • Les coordonnées personnelles postales, téléphoniques et électroniques,
  • Des éléments de vie personnelle (état civil, etc.),
  • Les données relatives au paiement des frais d’inscription et aux impayés,
  • Les diplômes obtenus,
  • Les langues parlées,
  • Les expériences professionnelles
  • Les données relatives à la formation : les emplois du temps, les cursus interne et externe, les diplômes, les validations d’acquis, les bordereaux et relevés de notation, les procès-verbaux d’examens/évaluations, les feuilles de présence, etc.),
  • Les données relatives à l’alternance (dates, durée, coordonnées de l’entreprise d’accueil, éléments de rémunération, etc.)
  • Les besoins spécifiques (et notamment le handicap) de l’Apprenti(e) (notamment lors des examens et des évaluations),
  • Les données d’identification et de connexion aux moyens informatiques mis à disposition par YNOV,
  • Les résultats des enquêtes et sondages non anonymes, les témoignages,
  • Les sanctions disciplinaires,
  • Les données de facturation des intervenants extérieurs/prestataires
  • Les affectations professorales et enseignements dispensés
  • Les éléments d’évaluation des intervenants extérieurs/prestataires
  • Etc.

Qui a accès aux données personnelles ?

Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles au sein des sociétés du Groupe YNOV à la Direction du Campus, la Direction Pédagogique, la Direction des Ressources Humaines, la Direction Administrative et Financière, la Direction des Systèmes d’Information et la Direction Juridique. Les données personnelles peuvent être transmises par YNOV aux entités suivantes :

  • Les sous-traitants techniques et informatiques d’YNOV, tels que les prestataires d’hébergement et de maintenance IT ;
  • Les entreprises d’accueil (alternance, stage) ;
  • Les partenaires d’YNOV pour les besoins de la gestion des contrats, tels que, par exemple, les organismes de recouvrement des impayés ;
  • Les organismes spécialisés dans la réalisation d’enquêtes et de statistiques ;
  • Les partenaires d’YNOV intervenant dans le cadre de la gestion des accréditations et certifications ;
  • Les prestataires d’YNOV chargés des enquêtes et sondages ;
  • Etc.

Lorsque nous partageons des données personnelles avec nos prestataires et sous-traitants, des accords relatifs au traitement des données et des accords sur le partage de données fournissant des mesures et garanties appropriées sont établis.

Si YNOV recourt à des sous-traitants localisés dans des pays dont la réglementation n’offre pas le niveau de protection adéquat en termes de protection des données personnelles, YNOV s’assurera que ces transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne).Vous pouvez contacter notre DPO pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

Nous ne procédons pas à la revente de vos données personnelles à des tiers.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l’exécution des obligations légales et contractuelles d’YNOV.

De manière générale, les données sont conservées conformément à la circulaire n°2005-003 du 22 février 2005 du Ministre de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. A titre d’exemple :

  • Les données afférentes au dossier administratif et pédagogique des apprenants sont conservées pendant 10 ans ;
  • Les données comptables et de facturation sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable en cours.
  • Les données relatives aux impayés sont conservées jusqu’au règlement amiable du différend ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action judiciaire.
  • Les images de vidéosurveillance sont conservées pendant un mois à compter de leur enregistrement
  • Les donnée de journalisation informatique (logs de connexion et d’accès, etc.) sont conservées pendant un an.

Les données relatives aux candidatures aux formations sont conservées 3 ans en l’absence de relation contractuelle.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

  • Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles.
  • Vous avez le droit de demander la rectification de vos données personnelles.
  • Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, (i) si vous contestez l’exactitude de ses données pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières, (ii) si vous considérez que nous traitons illicitement vos données et que vous exigez une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, (iii) si nous n’avons plus besoin de ses données au regard des finalités visées ci-dessus mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice, (iv) en cas d’exercice de son droit d’opposition pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur les siens.
  • Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles.
  • Vous avez le droit de demander, à tout moment, à exercer votre droit d’opposition vis-à-vis des traitements exploités pour des raisons tenant à votre situation particulière.
  • Vous avez également le droit de vous opposer à la prospection commerciale, sans avoir à fournir de motif.
  • Vous avez le droit d’exercer le droit à la portabilité des données, ce qui vous donne le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel vous concernant ou de les transférer à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé et lisible par une machine.
  • Vous avez également le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.
  • Vous disposez également du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données à caractère personnel post-mortem

Pour exercer vos droits veuillez utiliser le « formulaire de demande relative à vos données personnelles » présent sur privacy.ynov.com ou nous écrire à l’adresse postale : YNOV – Service Juridique, 3-5 Allée des Acacias – Immeuble la Tour - CS 90021 33693 MERIGNAC CEDEX, ou par email à l’adresse dpo@ynov.com.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, YNOV pourra demander la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos communications commerciales via les options disponibles sur la plate-forme monprofil.ynov.com si vous disposez d’un compte YNOV, ou en cliquant sur le lien situé en bas de l’e-mail reçu, ou encore en utilisant le « formulaire de demande relative à vos données personnelles » présent sur privacy.ynov.com.

Comment nous contacter ?

Pour toute question concernant vos données personnelles ou l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

via le « formulaire de demande relative à vos données personnelles » présent sur privacy.ynov.com

via email : dpo@ynov.com

Comment contacter la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ?

Nous vous rappelons que vous pouvez contacter introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Des informations supplémentaires sont accessibles sur son site internet www.cnil.fr.